Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bestaat voor elke werkgever de plicht werknemers proactief te informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens. Een werkgever die persoonsgegevens verzamelt, opslaat of gebruikt, moet de werknemers van wie die gegevens worden verwerkt informeren over het bestaan en het doel van de verwerking. De werkgever kan hieraan voldoen door in een privacyverklaring informatie te verstrekken.
De reden achter de informatieplicht
De informatieplicht is een belangrijk middel om werknemers in staat te stellen de werkgever aan te spreken op de verwerking. Daarnaast helpt de informatieplicht de werknemer om zijn of haar rechten uit te kunnen oefenen. Denk hierbij aan het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, bezwaar, dataportabiliteit, het intrekken van zijn of haar toestemming en het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Checklist privacyverklaring
De werkgever kan aan de AVG-informatieplicht voldoen door in een privacyverklaring informatie te verstrekken. De privacyverklaring moet informatie bevatten over:
- De identiteit en contactgegevens van de werkgever;
- Het doel en de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens. In het geval de rechtsgrond is gebaseerd op ‘het gerechtvaardigd belang’ van de werkgever, dient dit belang te worden beschreven;
- Andere organisaties die in het kader van de arbeidsrelatie persoonsgegevens verwerken (bijvoorbeeld de arbodienst en de salarisadministratie);
- De bewaartermijnen;
- De rechten van werknemers en hoe deze kunnen worden uitgeoefend;
- De vermelding of de verstrekking van persoonsgegevens een wettelijke of contractuele verplichting is dan wel een noodzakelijke voorwaarde om een arbeidsovereenkomst te sluiten, en of de werknemer verplicht is de persoonsgegevens te verstrekken en wat de mogelijke gevolgen zijn wanneer die gegevens niet worden verstrekt;
- De contactgegevens van de functionaris gegevensbescherming (indien de werkgever een functionaris heeft);
- De eventuele doorgifte van persoonsgegevens buiten Europa en de passende waarborgen die de werkgever heeft getroffen voor de doorgifte;
- Het bestaan van een eventueel geautomatiseerde besluitvorming, de onderliggende logica, het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de werknemer;
- Indien de werkgever de persoonsgegevens niet van de werknemer zelf heeft verkregen: om welke persoonsgegevens het gaat en hoe ze zijn verkregen.
Indien de persoonsgegevens van anderen dan de werknemer zijn verkregen, dienen deze gegevens binnen één maand na het verkrijgen aan de werknemer te worden verstrekt. Die periode is korter indien de gegevens worden gebruikt om contact op te nemen met de werknemer of indien de gegevens aan een ander worden doorgegeven. In dat geval moet de informatie op het moment van het opnemen van contact worden verstrekt.
Wilt u meer weten over de AVG-informatieplicht? Neem contact met ons op via +31 (0)20 344 61 00.