Met ingang van 2015 krijgt iedere werkgever te maken met de verplichte toepassing van de zogeheten werkkostenregeling. Deze regeling wijzigt (kortweg) de fiscale regels voor het verstrekken van onbelaste vergoedingen aan werknemers.
Door de invoering van de werkkostenregeling bestaat het risico dat (enkele) bestaande arbeidsvoorwaarden van werknemers zullen worden onderworpen aan een eindheffing van 80%. Deze eindheffing zal in principe ten laste van de werkgever komen. Hieronder zal kort worden stilgestaan bij de werkkostenregeling op hoofdlijnen.
Belastingvrije verstrekkingen tot 1,5% van de loonkosten Met de invoering van de werkkostenregeling mag een werkgever nog slechts onbelaste vergoedingen verstrekken aan haar werknemers tot 1,5% van de totale loonkosten. Dit is de zogeheten vrije ruimte. Ieder bedrag aan vergoedingen en/of verstrekkingen die deze vrije ruimte overstijgt, zal derhalve met 80% worden belast.
In beginsel dient alles wat een werkgever aan haar werknemers verstrekt te worden aangemerkt als loon, waardoor bijna iedere vergoeding of verstrekking meetelt in de vrije ruimte. Gedacht kan worden aan cadeaubonnen en geschenken in natura (fruitmanden/bloemen) welke een bedrag van EUR 25,- inclusief BTW overstijgen.
Uitzondering op deze hoofdregel zijn bijvoorbeeld de kosten die een werknemer voor de werkgever heeft voorgeschoten en die de werkgever vervolgens zal vergoeden (zogenoemde intermediaire kosten). Dergelijke kosten kunnen naast de vrije ruimte belastingvrij aan werknemers worden vergoed.
Vrijstellingen zijn onbelast De werkkostenregeling voorziet echter ook in enkele specifieke vergoedingen en verstrekkingen die onbelast verstrekt kunnen worden tot een bepaald normbedrag. Deze vergoedingen en verstrekkingen tellen dus niet mee in de vrije ruimte. Voorbeelden hiervan zijn:
(i) reiskosten (maximaal EUR 0,19 per kilometer); (ii) kosten van cursussen, congressen, excursies, outplacement, vakliteratuur etc.; en (iii) studiekosten.
Wel moeten de huidige voorwaarden voor het verstrekken van onbelaste vergoedingen worden toegepast. Indien een werkgever een vaste vergoeding wil verstrekken voor één van deze posten, dan dient eerst een steekproefsgewijs onderzoek te hebben plaatsgevonden onder de werknemers ter onderbouwing van de vergoeding.
Verstrekkingen in natura – nihil waardering Ook worden enkele verstrekkingen in natura die wel binnen de vrije ruimte meetellen op nihil gewaardeerd, dan wel op een laag bedrag gewaardeerd. Voorbeelden van zogeheten ‘nihil waarderingen’ zijn:
(a) ter beschikking gestelde mobiele telefoon (mits meer dan voor 10% zakelijk gebruikt); (b) ter beschikking gestelde apparatuur en computers (mits voor 90% zakelijk gebruikt op een werkplek); en (c) ter beschikking gestelde ov-jaarkaart of kortingskaart indien de kaart mede zakelijk wordt gebruikt.
Lager gewaardeerd zijn bijvoorbeeld maaltijden in bedrijfsrestaurants (EUR 3,15 per maaltijd) of kinderopvang op de werkplek.
Belangrijk is dat het in beide gevallen (nihil waardering en lagere waardering) moet gaan om verstrekkingen in natura en in principe niet om een vergoeding in geld. Wanneer een werkgever bijvoorbeeld de kosten van een mobiele telefoon aan de werknemer vergoed, dan dient het gehele bedrag van deze vergoeding worden inbegrepen in de vrije ruimte.
Vergoedingen in vrije ruimte Sommige vergoedingen en verstrekkingen vallen sowieso voor de gehele waarde in de vrije ruimte. Dit betreft onder meer de fiets van de zaak, een kerstpakket, de rechtsbijstand van een werknemer in het kader van een ontslagprocedure en personeelsfeesten.
Waardering en indeling huidige arbeidsvoorwaarden Voor alle bovengenoemde componenten gelden weer specifieke regels en voorwaarden. Zoals hiervoor opgemerkt zullen werkgevers vanaf 1 januari 2015 verplicht de werkkostenregeling moeten invoeren.
Wat betekent dit voor u? De nieuwe regeling kan er toe leiden dat werkgevers een eindheffing van 80% verschuldigd zullen zijn over (enkele) bestaande arbeidsvoorwaarden van haar werknemers die de beschikbare vrije ruimte zullen overstijgen. De kosten hiervan kunnen aanzienlijk oplopen. Het advies aan werkgevers is dan ook om op voorhand de bestaande arbeidsvoorwaarden in kaart te brengen en deze naast de voorziene werkkostenregeling te leggen. Vervolgens kan bezien worden of het de voorkeur heeft en mogelijk is om bestaande arbeidsvoorwaarden te wijzigen vanaf 1 januari 2015.
Wilt u hier meer over weten? Dan kunt u een van onze advocaten bellen, die u kort over dit onderwerp bijpraat tel: 020 – 344 61 00.