Regeringscommissaris mevrouw Hamer heeft een eerste versie gepubliceerd van de “Handreiking Meldingen van seksueel grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer”. Deze handreiking dient als hulpmiddel voor organisaties om een protocol te ontwikkelen voor seksueel grensoverschrijdend gedrag. In deze handreiking worden hiervoor in vier verschillende fases een aantal praktische tips gegeven. In deze blog zetten wij de belangrijkste tips per fase op een rij.
Fase 0: wees voorbereid op een melding;
In deze fase ligt de nadruk op de voorbereiding van werkgevers op een melding over seksueel grensoverschrijdend gedrag. Wekgevers hebben een wettelijke verplichting om een om een RI&E (Risico-Inventarisatie en -Evaluatie) op te stellen waarin ook aandacht is voor grensoverschrijdend gedrag. In dat kader wordt als tip gegeven dat werkgevers een duidelijke gedragscode en een meldingenprotocol kunnen opstellen. Het is van belang dat deze bij de werknemers bekend zijn en ook door hen worden gedragen. In de handreiking wordt daarom de tip gegeven om teamsessies te organiseren waarbij onderling wordt besproken welk gedrag wél en welk gedrag niet acceptabel is. Tenslotte wordt in deze fase de mogelijkheid genoemd om, indien een officiële klachtenregeling ontbreekt, een beslistafel in te stellen. Het doel van de beslistafel is dat het duidelijk is welke mensen moeten besluiten over hoe om dient te worden gegaan met meldingen. Hierbij wordt aangeraden om zowel interne mensen als externe deskundigen te laten deelnemen aan deze beslistafel.
Fase 1: beslis wat te doen met de melding;
In deze fase ligt de focus op het kiezen van de juiste vervolgstappen bij een melding van seksueel grensoverschrijdend gedrag. Een ding is duidelijk: niets doen is geen optie. Een melding kan zowel door een werknemer als door een klant of een andere betrokkene (zoals bijvoorbeeld een vrijwilliger) worden gedaan.
Indien een organisatie een melding ontvangt moet de organisatie proberen de melding zo goed mogelijk in kaart te brengen. Als werkgever is het belangrijk om geen overhaaste beslissingen te nemen en zoveel mogelijk informatie over de melding, de situatie, de context en de belangen in kaart te brengen. Hierbij moeten werkgevers wel rekening houden met de dunne scheidslijn tussen het onverwijld moeten handelen voor een rechtsgeldig ontslag op staande voet.
Het is van belang dat werkgevers een eerste gesprek aangaan met de melder. Hierbij staat de wens en de behoefte van de melder voorop. Hoewel werkgevers de privacy van de melder zoveel mogelijk zullen willen beschermen, kan dit niet altijd. Een situatie kan zo ernstig zijn (bijvoorbeeld als de veiligheid van andere werknemers in het geding is) dat een werkgever direct in actie moet komen. Na het gesprek met de melder moeten werkgevers een situatieschets maken, waarbij de geschonden wetten, regels of normen een rol kunnen spelen. Ook de context van de melding en de belangen die spelen moeten worden geschetst.
Volgende stap is dat de beschuldigde wordt geïnformeerd. In de handreiking staat dat “tijdelijke maatregelen kunnen worden getroffen”. Werkgevers moeten hierbij wel voor ogen houden dat een arbeidsrechtelijke sanctie uiteindelijk alleen kan worden genomen als vaststaat dat de beschuldigde zich schuldig heeft gemaakt aan seksueel grensoverschrijdend gedrag of wanneer dit nodig is in het kader van het onderzoek.
Ten slotte moet de werkgevers de opties voor opvolging overwegen. Gedacht kan worden aan de volgende interventies: a) een informeel gesprek met beschuldigde, b) een correctief gesprek tussen leidinggevende en beschuldigde, c) een groepsgesprek, d) een bemiddeling onder begeleiding van een bemiddelaar en e) mediation. Daarnaast en/of daarbij kan de werkgever ook kiezen voor een meldingenonderzoek, een cultuuronderzoek of een structuuronderzoek. Belangrijk is dat werkgevers de gekozen optie communiceren met de betrokkene(n). Communicatie met alle betrokkenen, inclusief de beschuldigde, en zorgvuldig handelen zijn namelijk essentieel bij elke vorm van opvolging.
Fase 2: voer de gekozen opvolging zorgvuldig uit;
Bij de opvolging is het essentieel om duidelijk voor ogen te houden wat het beoogde doel is. Dit vereist goede communicatie met alle betrokkenen en aandacht voor de omgeving. Zelfs als externe experts betrokken zijn bij de opvolging, blijft de organisatie verantwoordelijk voor het creëren van de juiste randvoorwaarden, het maken en naleven van heldere afspraken en het zorgen voor het welzijn van alle medewerkers. Ongeacht welke beslissing er genomen wordt, het doel van deze fase is om tot een passende uitkomst te komen die recht doet aan de feiten en de betrokkenen en herhaling voorkomt. Ook is het van belang dat het proces transparant, rechtvaardig en zorgvuldig verloopt, waarbij de communicatie helder is en zowel de melder als de beschuldigde adequaat moet worden begeleid gedurende het proces.
Fase 3: leer van het meldproces;
In deze fase ligt de nadruk op de evaluatie van het proces, het zorg dragen voor betrokkenen en het voorkomen van herhaling. De werkgever moet zorgen dat iedereen verder kan, door een vinger aan de te houden. De werkgever dient veel zorg te besteden aan het na-traject en de begeleiding achteraf van alle betrokkenen in de organisatie.
Praktijktips
De handreiking is een “prototype” en zal worden getest door 22 deelnemende organisaties. Deze praktijkervaringen zullen worden gebruikt om de handreiking verder aan te scherpen en een definitieve versie zal later dit jaar verschijnen. De handreiking biedt voor nu ook al een goede houvast voor werkgevers over hoe ze moeten omgaan met seksueel grensoverschrijdend gedrag. Er staan veel praktische tips in en de boodschap is duidelijk: wees goed voorbereid (zorg voor duidelijke protocollen), handel zorgvuldig, besteed aandacht aan de evaluatie achteraf en wees te allen tijde helder in de communicatie.
Mocht je vragen hebben over de handreiking, neem dan contact op met een van onze advocaten. Verder brengen wij graag onder de aandacht dat wij ook veel ervaring hebben met het geven van trainingen op dit gebied.